2　実施機関は、前項の規定による公文書の分類に関する基準を定めなければならない。

3　実施機関は、必要があると認めるときは、第1項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。

4　実施機関は、保有する公文書について、歴史公文書を選別するための基準(以下「歴史公文書選別基準」という。)を定めなければならない。

5　教育委員会以外の実施機関は、保有する公文書について、保存期間(第3項の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書選別基準により歴史公文書に該当するものにあっては教育委員会への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置を採るべきことを定めなければならない。

6　教育委員会は、保有する公文書について、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書選別基準により歴史公文書に該当するものにあっては引き続き保存する措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置を採るべきことを定めなければならない。

2　前項の場合において、実施機関は、公文書の集中管理の推進に努めなければならない。

2　教育委員会は、保存期間が満了した公文書について、第5条第6項の規定による定めに基づき、引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。

3　実施機関は、前2項の規定により、保存期間が満了した公文書を廃棄しようとするときは、当該公文書の重要性に応じ、規則で定めるところにより、当該文書を廃棄しなければならない。

4　教育委員会以外の実施機関は、第1項の規定により教育委員会に移管する公文書について、第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして教育委員会において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

2　市長は、毎年度、前項の規定による報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

2　教育委員会は、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　教育委員会は、特定歴史公文書に個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　教育委員会は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書の分類、名称その他の特定歴史公文書の適切な保存及び利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

2　利用請求をしようとするものは、教育委員会に対して、次に掲げる事項を記載した書面(以下「利用請求書」という。)を提出しなければならない。

3　教育委員会は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をしたもの(以下「利用請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、教育委員会は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

2　教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書が前項第1号に掲げる場合に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書が公文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書に第8条第4項に規定する意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　教育委員会は、第1項第1号に掲げる場合であっても、同号に掲げる情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させないときは、利用させない旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

3　教育委員会は、前2項の規定により利用請求に係る特定歴史公文書の全部又は一部を利用させないときは、利用請求者に対し、その理由を併せて通知しなければならない。

2　教育委員会は、事務処理上の困難その他正当な理由により、前項に規定する期間内に利用決定等をすることができないときは、利用請求があった日の翌日から起算して60日を限度としてその期間を延長することができる。この場合において、教育委員会は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。

3　利用請求に係る特定歴史公文書が著しく大量であるため、利用請求があった日の翌日から起算して60日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前2項の規定にかかわらず、教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書については相当の期間内に利用決定等をすることができる。この場合において、教育委員会は、第1項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

2　教育委員会は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第2号イ、第3号ただし書又は第7号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　教育委員会は、特定歴史公文書であって第13条第1項第1号エに該当するものとして第8条第4項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　教育委員会は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、当該特定歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも14日の期間を置かなければならない。この場合において、教育委員会は、その決定後直ちに、当該反対意見書を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　前項の視聴又は閲覧の方法により特定歴史公文書を利用させる場合にあっては、当該特定歴史公文書の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときは、当該特定歴史公文書の写しを視聴又は閲覧させる方法によりこれを行うことができる。

2　教育委員会は、前項の審査請求があったときは、審査会に対し、速やかに諮問をするよう努めなければならない。

2　教育委員会は、審査会から前項の規定による求めがあったときは、これを拒んではならない。

3　審査会は、必要があると認めるときは、教育委員会に対し、審査請求のあった利用決定等に係る特定歴史公文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、審査会に提出するよう求めることができる。

4　第1項及び前項に定めるもののほか、審査会は、審査請求に係る事件に関し、審査請求人、参加人又は教育委員会に意見書又は資料の提出を求めること、適当と認める者にその知っている事実を陳述させることその他必要な調査をすることができる。

2　実施機関は、出資等法人に対し、前項に規定する必要な措置を講ずるよう指導に努めなければならない。

2　実施機関は、市の公の施設の指定管理者に対し、前項に規定する必要な措置を講ずるよう指導に努めなければならない。

(施行期日)

1　この条例は、令和3年10月1日から施行する。ただし、第5条第5項及び第6項、第8条、第11条から第28条まで並びに第29条第2号及び第3号の規定は、令和4年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この条例の施行の際、現に実施機関が保存期限を永久保存として定め保存している文書のうち、歴史公文書選別基準により歴史公文書に該当するものについては、教育委員会への移管をこの条例の施行の日から5年を目途に行うものとする。

(小平市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改正)

3　小平市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例(昭和31年条例第9号)の一部を次のように改正する。

(情報公開条例の一部改正)

4　情報公開条例の一部を次のように改正する。

(個人情報保護条例の一部改正)

5　個人情報保護条例の一部を次のように改正する。