2　文書管理台帳は、学校ごとに作成し、原則としてパーソナルコンピュータに入力し、記録する方式により、調製するものとする。

3　第5条第1項に規定する文書取扱者は、文書管理台帳に記録された内容について、定期的にその写しを作成することなど内容の保全上必要な措置を講ずるものとする。

2　文書取扱者は、校長が指定する者をもって充てる。

2　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、校長等の判断により、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後に前項に規定する決定の手続を行わなければならない。

2　同一案件で数回にわたって起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添えなければならない。

2　前項の分類の基準は、原則として、大項目、小項目及び細項目から成る階層構造によるものとする。

3　分類記号は、前項の細項目ごとに定めるものとする。

2　校長は、必要があると認めるときは、公文書の処理状況を調査し、又は文書取扱者から公文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき文書取扱者に指示をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の公文書は、一群の公文書として整理することができる。この場合において、分類記号を異にするものについては主たる公文書の分類記号により整理するものとする。

3　文書取扱者は、前項の規定により公文書を整理するときは、主たる公文書の分類記号により整理した旨を文書管理台帳に記録するものとする。

4　第2項の規定により公文書を整理する場合で、文書取扱者が特に必要があると認めるときは、一群の公文書として編集、製本等をして保存することができる。

5　文書取扱者は、公文書を保存するに当たり、必要に応じて活用できるように整理し、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるものとする。

2　当該学校の職員は、第25条第1項の規定により保存箱に収納されている公文書を利用しようとするときは、文書取扱者にその旨を申し出るものとする。

3　前項の規定による申出があったときは、文書取扱者は、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

4　当該学校の職員は、第1項の規定により持ち出した公文書又は前項の規定により利用した公文書を、勤務時間終了時までに、文書取扱者の指定する場所に返却するものとする。

2　前項ただし書の規定により校外に公文書を持ち出すときは、その持ち出しについて必要な事項を記録し、当該公文書の持出し状況を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定による申出があったときは、文書取扱者は、校長の承認を得て、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

3　文書取扱者は、前項の規定により公文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該公文書の所在が明らかになるようにしておくものとする。

4　公文書の貸出期間は、原則として5日以内とする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に特に保存期間の定めがあるものはその期間によるものとし、時効が完成する間証拠として保存する必要があるものは当該時効の期間を考慮したものとする。

3　教育長は、公文書の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、その保存期間を別に定めることができる。

4　公文書の保存期間は、法令等の定め、当該公文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、校長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める公文書については、その必要な期間当該公文書を保存することができる。

2　前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものの前条第1項の保存期間が満了する日は、前項第2号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日から起算して1年を経過した日とする。

3　前2項の規定にかかわらず、第22条第2項に規定する常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初日から起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

2　公文書の事務室内等における保存については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3　副校長は、前項の規定により保存をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

2　前項の規定による指定があったときは、文書取扱者は、その指定があった公文書(以下この項及び第24条第2項において「常用文書」という。)にその公文書が常用文書である旨の表示をするとともに、文書管理台帳に当該常用文書に係る所要事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、教育長が別に定めるところによる。

2　文書取扱者は、前項の規定による引継ぎを受けた公文書(第18条第1項の保存期間が1年未満であるものを除く。)に係る所要事項を文書管理台帳に記録し、第21条第2項の書棚等の適切な用具に収納して保存するものとする。

3　前項の規定による保存は、公文書を作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

2　常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保存している時点の会計年度の公文書と併せて保存するものとする。

3　会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第1項の移換えを行わないものとする。

2　前項の規定にかかわらず、校長が適当と認める公文書は、校長が一括して保存することができる。

3　第1項の場合において、第12条第4項の規定により編集、製本等をして保存している一群の公文書の中にその分類記号又は第18条第1項の保存期間が異なる公文書があるときは、当該一群の公文書の中で最も長期にわたって保存する公文書の分類記号及び同項の保存期間により保存するものとする。

2　前項の一覧に記載する事項は、文書年度、分類記号、個別名称、保存期間、保存期間が満了したときの措置その他必要な事項とする。

2　校長は、保存期間が満了した公文書であって、保存期間が満了したときの措置として廃棄の措置が定められたものであっても、条例第5条第4項に規定する歴史公文書選別基準に該当すると認められる場合には、条例第8条第2項の規定により保存期間が満了した年度の翌年度中に中央図書館長に引き渡すものとする。

2　副校長は、保存期間が満了する日の前に公文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合において、校長の承認を得なければ、当該公文書を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決定において、その特別の必要を明らかにするものとする。

3　副校長は、前2項の規定により、公文書を廃棄しようとするときは、当該公文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該公文書を廃棄する旨を決定するものとする。

4　前項の場合において、副校長は、文書管理台帳に廃棄する旨を記録し、廃棄する公文書の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

5　第1項又は第2項の規定により公文書を廃棄した場合における当該公文書に係る文書管理台帳に記録した事項は、第3項の起案文書を廃棄する際に、文書管理台帳から削除するものとする。

2　校長は、前項に規定する研修を実施するために必要な場合は、総務部総務課長に対し、研修に必要となる情報の提供又は人材の派遣を求めることができる。

(施行期日)

1　この規則は、令和3年10月1日から施行する。ただし、第6条第1項第6号、第20条、第27条、第28条、第30条及び附則第4項の規定は、令和4年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日(以下この項及び次項において「施行日」という。)前に作成し、又は取得した公文書は、保存期間を永久保存と定めて保存しているものを除き、施行日以後においても校長が現に定めている保存期間とする。

3　施行日前に作成し、又は取得した公文書のうち、保存期間を永久保存と定めて保存しているものについては、保存期間が30年保存の公文書とみなす。

4　前項の規定により30年保存とみなした公文書であって、保存期間を30年保存とみなした場合の保存期間が満了しているもの又は満了したものは、速やかに中央図書館長に引き渡し、又は廃棄するものとする。