小平市特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄に関する規則

○小平市特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄に関する規則

令和4年

教委規則第4号

(趣旨)

第1条　この規則は、小平市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第1号。以下「条例」という。)に基づき、教育委員会が保存する特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2条　この規則において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

(目録の作成及び公表)

第3条　条例第11条第4項の規定による目録の作成は、特定歴史公文書に関する次に掲げる事項(条例第13条第1項第1号アからカまでに掲げる情報又は同項第2号に掲げる場合に該当する情報(第6条においてこれらを「利用制限情報」という。)を除く。)を記載して行うものとする。

(1)　分類及び名称

(2)　引き続き保存し、又は移管した実施機関の課名等

(3)　作成し、又は取得した年度

(4)　媒体の種別

(5)　識別を容易にするために必要な番号(次条第2項において「請求番号」という。)

(6)　利用の制限に関する事項

(7)　その他適切な保存及び利用に資する情報

2　教育委員会は、前項の規定により作成した目録を小平市中央図書館(以下「中央図書館」という。)において一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。

(利用請求方法)

第4条　条例第12条第1項の規定により利用請求をしようとするものは、特定歴史公文書利用請求書(別記様式第1号)を教育委員会に提出しなければならない。

2　条例第12条第2項第3号の規則で定める事項は、請求番号及び利用の方法とする。

3　利用請求書の提出の方法は、次の各号のいずれかによる。この場合において、提出に必要な費用は、利用請求をしようとするものが負担するものとする。

(1)　中央図書館に持参する方法

(2)　郵便又は信書便により中央図書館に送達する方法

(3)　ファクシミリにより中央図書館に送信する方法

(4)　前3号に掲げるもののほか、教育委員会が認める方法

4　前項の規定にかかわらず、条例第16条に規定する本人による本人の情報が記録されている特定歴史公文書に係る利用請求書の提出の方法は、前項第1号に掲げる方法によるものとする。

(利用請求の却下)

第5条　条例第12条第3項の規定により補正を求めた場合において、利用請求者が期間内に補正に応じないとき又は利用請求者に連絡がつかないときは、教育委員会は、利用請求を却下することができる。

2　教育委員会は、前項の規定により利用請求を却下するときは、特定歴史公文書利用請求却下通知書(別記様式第2号)により利用請求者に通知しなければならない。

(部分利用)

第6条　条例第13条第3項の規定により利用制限情報が記録されている部分を区分して除くときは、次の各号に掲げる特定歴史公文書の種類に応じ、当該各号に定める方法により行う。

(1)　文書、図画又は写真　当該特定歴史公文書を紙に複写し、当該紙に記載されている利用制限情報を黒塗りする方法又は利用制限情報が記載されている範囲を被覆する方法

(2)　電磁的記録又はフィルム(マイクロフィルムに限る。)　当該特定歴史公文書を印刷物として出力し、当該印刷物に記載されている利用制限情報を黒塗りする方法又は利用制限情報が記載されている範囲を被覆する方法

(特定歴史公文書利用決定通知書等)

第7条　条例第14条第1項及び第2項に規定する書面は、次の表の左欄に掲げる場合につき、それぞれ同表右欄に掲げる通知書とする。


(1)　条例第14条第1項の規定により特定歴史公文書の全部を利用させる旨の決定をした場合	特定歴史公文書利用決定通知書(別記様式第3号)
(2)　条例第14条第1項の規定により特定歴史公文書の一部を利用させる旨の決定をした場合	特定歴史公文書一部利用決定通知書(別記様式第4号)
(3)　条例第14条第2項の規定により特定歴史公文書の全部を利用させない旨の決定をした場合	特定歴史公文書利用制限決定通知書(別記様式第5号)

(利用決定等の期間の延長通知書)

第8条　条例第15条第2項及び第3項に規定する書面は、次の表の左欄に掲げる場合につき、それぞれ同表右欄に掲げる通知書とする。


(1)　条例第15条第2項の規定により期間を延長した場合	特定歴史公文書利用決定等期間延長通知書(別記様式第6号)
(2)　条例第15条第3項の規定により期間を延長した場合	特定歴史公文書利用決定等期間特例延長通知書(別記様式第7号)

(本人であることを示す書類)

第9条　条例第16条に規定する本人であることを示す書類の提示又は提出は、次の各号のいずれかに掲げるものを提示し、又は提出することにより行うものとする。

(1)　個人番号カード

(2)　運転免許証

(3)　旅券

(4)　健康保険の被保険者証

(5)　前各号に掲げるもののほか、前各号に準じた書類で教育委員会が認める書類

(第三者保護に関する手続)

第10条　条例第17条第1項及び第2項の規則で定める事項は、利用請求の年月日、利用請求に係る特定歴史公文書に記録されている第三者に係る情報の内容その他必要な事項とする。

2　教育委員会は、条例第17条第1項又は第2項の規定により第三者に意見書を提出する機会を与える場合は、第三者意見照会書(別記様式第8号)により通知するものとする。

3　条例第17条第3項の規則で定める事項は、利用請求の年月日、利用請求に係る特定歴史公文書の利用をさせようとする理由その他必要な事項とする。

4　教育委員会は、条例第17条第3項の規定により当該特定歴史公文書を移管した実施機関に意見書を提出する機会を与える場合は、実施機関意見照会書(別記様式第9号)により通知するものとする。

5　条例第17条第4項の規定による通知は、利用決定に係る通知書(別記様式第10号)により行うものとする。

(電磁的記録の利用方法)

第11条　条例第18条の規定により、電磁的記録(ビデオテープ、録音テープその他の映像又は音声が記録された電磁的記録を除く。)を利用させる場合には、当該電磁的記録を印刷物として出力したものの閲覧又は交付により行う。

2　前項の規定にかかわらず、電磁的記録をディスプレイその他の映像又は音声の出力装置に出力したものの視聴が容易であるときは、当該視聴により利用させることができる。

(特定歴史公文書の利用)

第12条　教育委員会は、条例第14条第1項の規定による決定を受けた者で特定歴史公文書の視聴又は閲覧をするものが当該視聴若しくは閲覧に係る特定歴史公文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあると認めるときは、当該特定歴史公文書の視聴又は閲覧の中止を命ずることができる。

2　特定歴史公文書を利用させる場合において、特定歴史公文書の写しを交付するときの交付部数は、利用請求に係る特定歴史公文書1件名につき1部とする。

3　教育委員会は、条例第19条ただし書に規定する写しの交付に要する費用の納入を確認したのち、速やかに写しの交付を行うものとする。

4　写しの交付は、中央図書館において行うほか、利用請求者の求めに応じ、郵送により行うことができる。この場合において、郵送に要する費用は、利用請求者が負担するものとする。

(費用)

第13条　条例第19条ただし書に規定する写しの交付に要する費用(前条第4項の郵送に要する費用を除く。)の額は、別表のとおりとする。

2　利用請求者は、前項に規定する費用を、次に掲げる方法により納入しなければならない。

(1)　中央図書館において現金により納入する方法

(2)　納入通知書により納入する方法

(3)　前2号に掲げるもののほか、教育委員会が認める方法

(移管した実施機関による利用)

第14条　条例第25条の規定により特定歴史公文書を移管した実施機関が当該特定歴史公文書を利用しようとするときは、第4条第1項の規定にかかわらず、利用申込書を教育委員会に提出するものとする。

(特定歴史公文書の廃棄)

第15条　教育委員会は、条例第26条の規定に基づき特定歴史公文書の廃棄を行った場合には、廃棄に関する記録を作成するものとする。

(補則)

第16条　この規則に定めるもののほか、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄に関し必要な事項は、教育委員会が別に定める。

附則(令和4年9月6日・令和4年教委規則第4号)

この規則は、令和4年10月1日から施行する。

別表(第13条関係)


特定歴史公文書の種類	費用の額
文書、図画及び写真	写し(単色刷り)1枚につき　10円
マイクロフィルム及び電磁的記録	印刷物として出力したもの(単色刷り)1枚につき　10円